La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA), ubicada en § 2.2-3700 et. del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.
Un registro público es todo documento escrito o grabación —independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video o cualquier otro formato— que haya dispuesto, sea propiedad o esté en posesión de un organismo público o de sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo se pueden denegar si se aplica una exención estatutaria específica.
La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es fomentar el conocimiento de todas las personas sobre las actividades gubernamentales. Para promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal para favorecer el acceso y que cualquier exención que permita denegar el uso de los registros públicos se interprete de forma limitada.
Sus derechos en virtud de la FOIA
- Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos.
- Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
- Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
Hacer una solicitud de registros del Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores
- Puede solicitar registros por correo postal, fax, correo electrónico, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud se presente por escrito ni que declare específicamente que solicita registros a la FOIA.
- Por motivos prácticos, podría resultar útil, tanto para usted como para quien recibe su solicitud, que la presente por escrito. Así también se crea un registro de su solicitud, nos indica claramente qué registros quiere solicitar y se evitan los posibles malentendidos propios de las solicitudes verbales. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud a la FOIA si decide no hacerla por escrito.
- Su solicitud debe indicar qué registros está buscando con «especificidad razonable». Esta petición alude al sentido común. No se refiere al volumen o la cantidad de registros que usted solicite y tampoco los limita; sin embargo, sí le pedimos la mayor especificación, para que podamos identificar y localizar los registros que busca.
- Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros ; no se aplica a una situación en la que está haciendo preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Diversidad de Pequeñas Compañías y Proveedores, ni requiere que el Departamento de Diversidad de Pequeñas Compañías y Proveedores cree un registro que no existe.
- Puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por el Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores en el curso regular de los negocios.
- Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros
- Si tenemos consultas sobre su solicitud, colabore con el personal para aclarar el tipo de registros que busca o intente llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud extensa. Hacer una solicitud en virtud de la FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos hablar con usted sobre su solicitud para asegurarnos de que entendemos qué documentos busca.
Para solicitar registros del Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores, puede dirigir su solicitud a Larry Wilder a:
- 101 N. 14th Street, piso 11
- Teléfono– (804) 371-2064
- Fax– (804) 786-9736
- Correo electrónico – lawrence.wilder@sbsd.virginia.gov
También puede comunicar con nosotros si tiene preguntas sobre la solicitud de registros del Departamento de Diversidad de Proveedores y Pequeñas Compañías. Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre FOIA. Puede poner en contacto con el Consejo por email en foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o al 1[gratis]866-448-4100. Para comentar sobre la respuesta del Departamento de Pequeñas Compañías y Diversidad de Proveedores a las solicitudes de FOIA, complete un Formulario de comentarios públicos.
Responsabilidades del Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores para responder a su solicitud
- El Departamento de Diversidad de Proveedores y Pequeñas Compañías debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "Día Uno" se considera el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
- La razón detrás de su solicitud de registros públicos del Departamento de Diversidad de Pequeñas Compañías y Proveedores es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el Departamento de Diversidad de Pequeñas Compañías y Proveedores le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
- La FOIA requiere que el Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores dé una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días: Le proporcionamos los registros que ha solicitado en su totalidad. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si todos los registros están siendo retenidos, debemos enviarle una respuesta por escrito. Ese escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen, e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
- Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros. No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
- Si es prácticamente imposible que el Departamento de Pequeñas Empresas y Diversidad de Proveedores responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
- Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.
Costos
- Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
- Si estimamos que costará más de $200 responder a su solicitud, podemos pedirle que pague un depósito, que no excederá el monto de la estimación, antes de proceder con la solicitud. Los cinco días que tenemos para atender a su solicitud no incluyen el tiempo transcurrido entre nuestra petición de un depósito y su respuesta.
- Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
- Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, el Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores puede exigir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.
Exenciones de uso común
El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. el Departamento de Diversidad de Pequeñas Empresas y Proveedores comúnmente retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:
- Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1) del Código de Virginia)
- Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1 (3))
- Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
- Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1 (12))
